Phóng to

TT - Nhiều người hiện nay coi một e-mail với một dòng tiêu đề thư không rõ ràng là điều bất lịch sự nhất. Thêm vào đó, do nỗi sợ về những virus máy tính, hiện nay, nhiều người đã gửi thẳng tất cả những email có vấn đề tới “thùng rác” (deleted items).

Thực chất cách xử sự của bạn có thể không chê vào đâu được nhưng mọi người vẫn có thể trách bạn do hiểu lầm. Dưới đây là những lời khuyên nhằm giúp bạn tránh được những lỗi mà nhiều người hay mắc phải:

1. Đó có phải là câu trả lời cuối cùng của bạn?

Những người bạn chu đáo thường xuyên gửi thư đến. Tuy nhiên, những người bận rộn sẽ chỉ gửi e-mail cho bạn khi nào họ muốn một điều gì đó. Những bức thư này thường chờ đợi ở bạn một câu trả lời rõ ràng cho một vấn đề nào đó. Khi bạn viết thư trả lời, hãy đảm bảo rằng bạn đã trả lời vấn đề đó với hết khả năng của bạn. Đừng buộc người gửi thư phải hỏi lại vấn đề, trao đi đổi lại hàng loạt e-mail dài dòng. Tốt nhất là bạn không nên trả lời những lá thư đó quá chậm.

2. Tránh viết tắt

Những người sử dụng máy tính cá nhân thường dùng những ký hiệu viết tắt riêng để tránh phải đánh máy nhiều, ví dụ như “IMHO” (in my humble pinion – theo ý kiến của tôi) và “TTYL” (talk to you later – tôi sẽ trao đổi cụ thể với bạn sau). Tuy nhiên, nhiều người nhận ra rằng những chữ viết tắt đó khó hiểu như những công thức hoá học hữu cơ. Bạn không thể cứ cho rằng mọi người đều quen thuộc với những ký hiệu viết tắt mà bạn đang áp dụng. WIDLTO (when in double, leave them out – khi còn nghi ngại, hãy từ bỏ nó).

3. Tránh hiểu lầm về nội dung thư

Nhiều công ty rà soát tất cả các e-mail đến của tất cả nhân viên để tìm kiếm từ ngữ hoặc những tệp ảnh gửi kèm có nội dung xấu (theo các từ khoá bị xếp loại có vấn đề). Những bức ảnh không những không thích hợp mà chúng còn chiếm mất bộ nhớ trên máy chủ của công ty. Những tin nhắn, những bức ảnh hay những trò chơi với những hình ảnh màu sắc sặc sỡ có thể vi phạm các chính sách về thư điện tử và đem đến cho người nhận những rắc rối. Hãy giữ những gì bạn không muốn cho sếp của mình biết ở địa chỉ e-mail cá nhân. Về nội dung, những tin nhắn mang tính chất giải trí có thể gây bực mình cho người nhận. Vì vậy, hãy nghĩ thật kỹ trước khi gửi những bức thư đó tới cho tất cả những người có tên trong danh sách của bạn. Bạn có thể nghĩ ra một chủ đề nào đó không hề có hại nhưng những người khác lại không nghĩ thế.

4. Đừng trả lời chậm chễ

Bạn có phải trả lời tất cả các thư mà bạn nhận được không? Bạn có phải trả lời chúng một cách nhanh chóng hay không? Theo viện Bưu điện Emily, tất cả các thư điện tử, ngoài những e-mail dưới dạng bom thư hoặc những bức thư có nội dung không lành mạnh, đều cần được trả lời. Lý thuyết của chúng tôi là: Không ai có nhiều thời gian rỗi. Tuy nhiên, những bức thư từ những người như: Sếp, khách hàng, những người mà bạn quan tâm, và những người mà bạn chưa bao giờ nói chuyện đều luôn được ưu tiên trả lời. Khi gửi một bức thư điện tử, hãy đề nghị họ một cách dứt khoát với người nhận nếu như bạn cần họ trả lời trong một khoảng thời gian nhất định.

5. Thận trọng với các tệp đính kèm

Cần phải chú ý đặc biệt tới những tệp đính kèm khi gửi thư. Đừng bao giờ gửi thư có tệp đính kèm tới cho những người mà bạn không quen biết. Khả năng dễ xảy ra nhất trong trường hợp này là thư sẽ bị xoá, không được đọc vì người nhận sợ đó là những tệp có chứa virus. Thêm vào đó, những tệp gửi kèm với dung lượng lớn cần rất nhiều thời gian để tải về từ máy chủ. Người bạn đang ở sân bay hẳn sẽ không “hâm” để phải chờ tới 10 phút mới tải về được những bức ảnh của buổi sinh nhật mà bạn gửi tới. Ngoài ra, hãy cố nén những tệp có dung lượng lớn, đặc biệt là những tệp ảnh.

6. Cẩn thận với tính vô cảm trong giao tiếp bằng thư điện tử

Thư điện tử có thể là một trong những điều nhạt nhẽo nhất, một kiểu truyền thông chán nhất giữa người với người trong thế giới hiện đại. Hãy nghĩ kỹ trước khi bạn viết thư nếu có thể liên lạc được bằng các phương tiện khác. Nếu bạn thực sự tức giận vì một điều gì đó, hãy tạo cho mình một khoảng thời gian để dịu bớt nó (khoảng thời gian lý tưởng nhất là từ 24 giờ trở lên) trước khi bạn bắt tay vào viết một bức thư điện tử. Nếu viết ngay, vấn đề có thể trở nên nặng nề hơn so với thực tế vì bạn không truyền tải được bằng các tín hiệu giao tiếp khác. Đặc biệt, hãy thận trọng với những lời chỉ trích thông qua e-mail.

7. Đừng biến bạn thành người gửi bom thư

Cảnh báo: hầu hết chúng ta đều giữ danh sách địa chỉ e-mail của các thành viên trong gia đình, những người bạn thân và nhiều địa chỉ khác tương tự. Khi bạn trả lời thư của những người thân, hãy bảo đảm rằng bạn chỉ phúc đáp lại những người gửi thư cho bạn chứ không phải tất cả những người thân có tên trong danh sách. Ngoài ra, nếu bạn chuyển những bức thư này cho một ai khác, chỉ nên chép và dán những thông tin vào trong một bức thư mới. Không nên chuyển toàn bộ bức thư đó với hàng loạt những địa chỉ ở trong đó. Bạn không muốn bị coi là cẩu thả chứ? Đừng cho rằng những người mới quen đều muốn có tên trong tất cả các bức thư của bạn. Nếu bạn làm điều gì tương tự như vậy, hãy hỏi ý kiến họ trước.

8. Ngắn gọn là hay

Một số người nghĩ những bức thư điện tử thì nên dài và tỉ mỉ, song tốt nhất là nên ngắn gọn và rõ ràng. Hãy biên tập lại thư sau khi bạn đã viết xong nó. Đừng quên những thông tin quan trọng. Nếu bạn gửi một bức thư điện tử để bày tỏ một quan điểm riêng, hãy nêu ngay quan điểm đó ra và thể hiện ngay trong dòng chữ đầu. Bạn có thể thêm vào thư những tin hài hước không liên quan đến nội dung và viết nó ở cuối thư.

Nếu bạn gửi một câu trả lời trực tuyến, hãy gửi một bức thư có tiêu đề bao hàm toàn bộ nội dung của thư (nếu có thể). Bằng cách đó, người nhận sẽ không phải mở bức thư của bạn. Ví dụ: “Hôm nay bạn có một gói hàng mẫu, không cái gì bị vỡ. Cám ơn (khong có nội dung đi kèm)”.

9. Tránh viết hoa

Những từ viết hoa trong những bức thư làm cho người nhận có cảm giác người viết là một người kiêu căng hoặc đang giận dữ. Vì vậy, đừng sử dụng những từ viết hoa, trừ khi bạn muốn người ta nhầm bạn với LEONA HELMSLEY. Hãy tự nhủ rằng người nhận không quan tâm đến việc phím “Caps Lock” của bạn có bị kẹt hay không. Những từ viết hoá cũng gây sự mệt mỏi đối với người nhận, thậm chí khi đó là một tin vui. Vì vậy không nên viết hoa, trừ khi bạn SINH TƯ hay bạn đã TRÚNG XỔ SỐ

10. Chú ý đặt tiêu đề thư

Mấy ngày trước, bạn có thể nhận được một bức thư không có nội dung gì ngoài một dòng tiêu đề “Bữa tối”. Hôm nay, chắc chắn bạn nhận được một bức thư có nội dung đầy đủ hơn, chẳng hạn “Bữa tối với Jake vào ngày 18/01 ở khu buôn bán”. Hãy nhớ rằng: “Người nhận thư bao giờ họ cũng ưu tiên đọc những dòng tiêu đề thư trước, sau đó mới đến nội dung thư, để quyết định có bỏ qua bức thư đó hay không. Tiêu đề thư cần phải rõ ràng, lành mạnh, không dài dòng. “Làm ơn cho biết ý kiến của bạn về cuộc thảo luận ngày hôm nay”. Nếu người nhận không nhận ra địa chỉ thư của bạn, hãy cố gắng viết rõ ràng hơn. Và không nên ghi từ “khẩn” trong thư của bạn một cách thường xuyên, nếu như thực sự bức thư đó không cần gấp. Nếu không bạn sẽ chọc tức người nhận.